Datenschutzerklärung

Diese Seite erklärt, welche Daten auf adap.pt erhoben werden, warum, wie lange sie aufbewahrt werden und wie Sie Ihre Rechte ausüben können.

Wenn Sie registriertes Mitglied des privaten Bereichs sind, ergänzt ein zweites Dokument — „Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als ADAP-Mitglied” — dieses hier um die spezifischen Details zu Kontodaten und zum privaten Bereich (soziales Netzwerk, AdapGuide, AdapRetex). Es wird Ihnen bei der Registrierung vorgelegt und unterzeichnet. Beide Dokumente ergänzen sich: Dieses hier deckt die gesamte Website ab, einschließlich ihrer öffentlichen Bereiche; das andere betrifft speziell Ihren Mitgliedsstatus.

1. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

François Wilman, natürliche Person mit Sitz in Portugal, Betreiber der Website adap.pt. Da ADAP kein im strengen rechtlichen Sinne eingetragener Verein ist, entspricht diese Angabe der im Impressum der Website genannten. Da adap.pt derzeit keinen kostenpflichtigen Dienst anbietet, wird weder eine Adresse noch eine Steuernummer veröffentlicht (siehe Impressum für Details zu diesem Grundsatz).

Kontakt des Datenschutzbeauftragten (DSB): dpo@adap.pt

Diese Funktion wird derzeit von François Wilman selbst wahrgenommen. Die dedizierte Adresse ist so konzipiert, dass gegebenenfalls ein Übergang zu einem anderen Datenschutzbeauftragten möglich ist, ohne dass sich für die Nutzer etwas ändert.

2. Welche Daten wir erheben, warum, und wie lange

2.1 Allgemeine Navigation auf der Website

• Technische Cookies, die für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich sind (Anmeldesitzung, Speicherung der über Polylang gewählten Sprache usw.) — Rechtsgrundlage: Ausnahme für technische Cookies, keine Einwilligung erforderlich.
• Reichweitenmessung — Die Website verwendet Matomo, ein selbst gehostetes Reichweitenmessungstool — die Daten verlassen niemals die Infrastruktur von ADAP, keine Übermittlung an Dritte oder außerhalb der Europäischen Union. Matomo ist im Modus ohne Cookies konfiguriert, mit Anonymisierung der IP-Adresse (die letzten beiden Oktette werden maskiert). Diese Konfiguration zielt auf die Einwilligungsbefreiung ab, die für unbedingt erforderliche Reichweitenmessungstools gilt, ohne individuelle Nachverfolgung oder Abgleich mit anderen Verarbeitungen. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse. Die Rohdaten der Navigation werden nach 6 Monaten automatisch gelöscht; aggregierte Berichte, die keine Identifizierung eines einzelnen Besuchers ermöglichen, werden darüber hinaus zur Nachverfolgung der Entwicklung der Website aufbewahrt.
• Aufbewahrungsdauer der technischen Server-Logs: Die technischen Server-Logs (Verbindungsprotokolle, einschließlich IP-Adresse) werden direkt von unserem Hosting-Anbieter Hostinger verwaltet und sind von uns nicht konfigurierbar. Sie werden für die Dauer aufbewahrt, die für die Sicherheit, Wartung und den ordnungsgemäßen Betrieb des Dienstes unbedingt erforderlich ist, gemäß den üblichen Hosting-Praktiken, und werden zu keinem anderen Zweck verwendet.

2.2 Kontaktformulare (BitForm Pro)

• Erhobene Daten: Name, E-Mail-Adresse, Nachricht sowie jedes zusätzliche, für das jeweilige Formular spezifische Feld.
• Zweck: Beantwortung Ihrer Anfrage.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Beantwortung der an uns gerichteten Anfragen.
• Aufbewahrungsdauer: 3 Jahre ab dem letzten Kontakt.
• Empfänger: ausschließlich das adap.pt-Team. Siehe Abschnitt 2.9 für den Versand der zugehörigen Transaktions-E-Mails.

2.3 Kontoerstellung und Profil (BuddyPress) — privater Bereich

Der Zugang zum sozialen Gemeinschaftsnetzwerk von adap.pt erfordert ein Konto. Die vollständigen Details zu den bei der Registrierung und während Ihrer Mitgliedschaft erhobenen Daten (Identität, Kontaktdaten, veröffentlichte Inhalte, Aufbewahrungsdauer, gegenseitige Verpflichtungen zwischen Mitgliedern) finden Sie im Dokument „Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als ADAP-Mitglied”, das Ihnen bei Ihrer Registrierung vorgelegt und von Ihnen unterzeichnet wird.

Kurz gefasst: Registrierung unter Ihrer echten Identität (kein Pseudonym), Austausch zwischen Mitgliedern ausschließlich über die interne Nachrichtenfunktion der Plattform (Ihre E-Mail-Adresse wird niemals an ein anderes Mitglied weitergegeben), Rechtsgrundlage: Erfüllung der bei der Registrierung akzeptierten Nutzungsbedingungen.

2.4 AdapGuide (KI-Konversationsassistent) — nur für Mitglieder

Ausschließlich für registrierte Mitglieder zugänglich (Anmeldung erforderlich).

• Erhobene Daten: Inhalt der Konversationen mit dem Assistenten.
• Zweck: Beantwortung praktischer Fragen zum Leben in Portugal.
• Beteiligte Auftragsverarbeiter:
  • Recall, für die Indexierung und Suche in den Konversationen;
  • Anthropic, Anbieter des verwendeten Sprachmodells, Unternehmen mit Sitz in den USA.

Datenübermittlung außerhalb der Europäischen Union: Anthropic (Anbieter des Sprachmodells) ist ein Unternehmen mit Sitz in den USA. Die Datenübermittlung außerhalb der Europäischen Union an Anthropic erfolgt im Rahmen der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCC), die automatisch in die beim Abschluss des API-Abonnements akzeptierten Geschäftsbedingungen von Anthropic integriert sind. Die im Rahmen von AdapGuide an Anthropic übermittelten Konversationen werden niemals für das Training der Modelle verwendet und werden standardmäßig 7 Tage lang aufbewahrt, bevor sie gelöscht werden.

Die an Recall übermittelten Suchanfragen (Text der an AdapGuide gestellten Frage) werden nicht in dessen Anwendungsdatenbanken gespeichert. Dieser Text kann jedoch kurzzeitig, für maximal 30 Tage, in den technischen Infrastruktur-Logs von Recall erscheinen, zum Zweck des Betriebs und der Überwachung des Dienstes — ohne verlängerte Aufbewahrung oder Nutzung zu Analyse-, Verlaufs- oder kommerziellen Zwecken.

Die an AdapGuide gestellten Fragen werden außerdem in der Datenbank der Website protokolliert und Ihrem Konto zugeordnet — da AdapGuide registrierten Mitgliedern unter ihrer echten Identität vorbehalten ist, sind diese Konversationen nicht anonym. Diese Protokollierung dient der Verbesserung des Dienstes. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse. Aufbewahrungsdauer: 90 Tage, mit täglicher automatischer Löschung nach Ablauf dieser Frist.

2.5 AdapSorties (Gemeinschaftsausflüge)

Die Liste der Ausflüge (Titel, Datum und Uhrzeit) ist öffentlich sichtbar, mit einer Vorschau im öffentlichen Blog; der genaue Ort und die Anmeldung sind angemeldeten Mitgliedern vorbehalten.

• Erhobene Daten (für einen Ausflug angemeldete Mitglieder): Identität der angemeldeten Person, gegebenenfalls angegebene Begleitpersonen, Anmeldestatus (angemeldet oder auf Warteliste).
• Zweck: Verwaltung der verfügbaren Plätze und der Warteliste für jeden Ausflug.
• Rechtsgrundlage: Erfüllung der mit der Anmeldung zu einer Veranstaltung verbundenen Nutzungsbedingungen.
• Aufbewahrungsdauer: Dauer der Veranstaltung + 6 Monate.

2.6 AdapVeille (Bürgerbeobachtung)

Dieses Modul dokumentiert öffentlich den Austausch zwischen Bürgern und Vertretern oder Behörden zum Zweck der öffentlichen Nachvollziehbarkeit und im allgemeinen Interesse.

• Die betroffenen Personen (gewählte Vertreter, Behörden) handeln im Rahmen ihrer öffentlichen oder beruflichen Funktionen.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Information der Öffentlichkeit über Angelegenheiten von allgemeinem Interesse.
• Alle sensiblen personenbezogenen Informationen in den Quelldokumenten werden vom Website-Administrator vor der Veröffentlichung geschwärzt.
• Grundsätzlich wird für diese Inhalte keine begrenzte Aufbewahrungsdauer angewendet: Ein dokumentiertes Thema bleibt relevant, solange es die Ausübung einer öffentlichen Funktion betrifft, da eine Behörde jederzeit auf eine Entscheidung zurückkommen kann.

2.7 AdapRetex (Erfahrungsberichte zu Dienstleistern)

• Zugang vorbehalten für Mitglieder, die der entsprechenden privaten Gruppe beigetreten sind, über einen Double-Opt-in-Mechanismus (Beitrittsantrag, anschließende Annahme gruppenspezifischer Nutzungsbedingungen).
• Erhobene Daten: vom Mitglied verfasster Erfahrungsbericht über einen externen Dienstleister.
• Rechtsgrundlage: ausdrückliche Einwilligung bei Beitritt zur Gruppe.
• Recht des betroffenen Dienstleisters: Jede in einem Erfahrungsbericht genannte Person oder jedes genannte Unternehmen kann, auch wenn sie kein Nutzer der Website ist, die Berichtigung oder Löschung des sie betreffenden Inhalts verlangen, indem sie an dpo@adap.pt schreibt.
• Aufbewahrungsdauer: Dieses Modul ist für Mitglieder noch nicht verfügbar; die Aufbewahrungsmodalitäten werden vor seiner Einführung festgelegt.

2.8 Crisp (Live-Chat)

Ein Live-Chat-Widget (Crisp) ist auf der gesamten Website vorhanden und für jeden Besucher zugänglich.

• Erhobene Daten: Inhalt der Konversation; Identität (Name, E-Mail), falls angegeben; technische Sitzungsdaten (IP-Adresse, Browser, aufgerufene Seite), die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind.
• Zweck: Beantwortung von Fragen zum Betrieb und zur Nutzung der Website adap.pt — zu unterscheiden von AdapGuide, das praktischen Fragen zum Leben in Portugal gewidmet ist.
• Auftragsverarbeiter: Crisp IM SAS, französisches Unternehmen (Nantes). Datenhosting in der Europäischen Union (Amsterdam, Frankfurt) — keine Übermittlung außerhalb der EU.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Beantwortung der an uns gerichteten Anfragen.
• Aufbewahrungsdauer: Crisp bewahrt die technischen Verbindungsprotokolle (IP-Adresse, Browser, Zeitstempel) für einen Zeitraum von höchstens einem Jahr zu Debugging- und Sicherheitszwecken auf. Der Inhalt der Konversationen selbst wird im Crisp-Posteingang von ADAP aufbewahrt, solange er nicht manuell gelöscht wird.
• Datenschutzerklärung des Anbieters: https://crisp.chat/en/privacy/ (auf Englisch)

2.9 Mailjet (Versand von E-Mails und Newsletter)

Die Website nutzt Mailjet für den Versand sämtlicher Transaktions-E-Mails (Anmeldebestätigung, Zurücksetzen des Passworts, verschiedene Benachrichtigungen) sowie, für aufgenommene Mitglieder, die Verwaltung zweier eigener Kontaktlisten: eine Liste der aktiven Mitglieder und eine Newsletter-Liste, in die man sich durch eine ausdrückliche Wahl einträgt (Schaltfläche „Ja, ich abonniere“ in einer E-Mail, die nach Ihrer Aufnahme versendet wird).

• Erhobene Daten: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Rolle auf der Website.
• Zweck: Versand der Transaktions-E-Mails der Website; für Mitglieder, die dies wünschen, gelegentlicher Versand von ADAP-Neuigkeiten (neue Artikel, Ausflüge, Anzeigen).
• Auftragsverarbeiter: Mailjet (Sinch-Gruppe). Daten gehostet in der Europäischen Union (Frankfurt, Deutschland, und Saint-Ghislain, Belgien). Bestimmte interne Verwaltungsdaten (Rechnungsstellung, Verwaltung des ADAP-Kontos) können gegebenenfalls zwischen Einheiten der Sinch-Gruppe übertragen werden, abgesichert durch Standardvertragsklauseln — dieser Mechanismus betrifft nicht den Inhalt Ihrer Kommunikation.
• Rechtsgrundlage: Erfüllung der bei der Anmeldung akzeptierten Nutzungsbedingungen (Transaktions-E-Mails und Mitgliederliste); Einwilligung, eingeholt durch einen ausdrücklichen Klick (Newsletter-Liste).
• Aufbewahrungsdauer: 30 Tage nach Löschung Ihres Mitgliedskontos.
• Sie können den Newsletter jederzeit über den Link in jeder versendeten E-Mail abbestellen.
• Datenschutzerklärung des Anbieters: https://www.mailjet.com/legal/privacy-policy/

2.10 Zukünftige Module

Diese Datenschutzerklärung wird ergänzt, sobald neue Module eingeführt werden (insbesondere AdapMarket). Sollte insbesondere ein Zahlungssystem eingeführt werden, laufen Bankdaten ausschließlich über einen spezialisierten externen Zahlungsdienstleister und werden niemals direkt auf adap.pt gespeichert.

3. Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?

• Das Administrationsteam von adap.pt.
• Der Hosting-Anbieter Hostinger, als technischer Auftragsverarbeiter.
• Die oben genannten Auftragsverarbeiter, je nach betroffenem Modul (Recall, Anthropic, Crisp, Mailjet).
• Keine Daten werden zu kommerziellen Zwecken verkauft oder an Dritte weitergegeben.

4. Ihre Rechte

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Sie ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten.

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter dpo@adap.pt.

Wir verpflichten uns, innerhalb eines Monats nach Eingang Ihrer Anfrage zu antworten; diese Frist kann bei komplexen Anfragen gemäß Artikel 12 der DSGVO um zwei Monate verlängert werden — Sie würden darüber informiert.

Jede Anfrage wird intern dokumentiert nachverfolgt (Art der Anfrage, Eingangsdatum, Austausch, Antwortdatum), um unsere Konformität nachweisen zu können. Dieses Verzeichnis ist streng intern und nur vom Datenschutzbeauftragten einsehbar.

Da der Verantwortliche für die Verarbeitung in Portugal ansässig ist, haben Sie auch das Recht, eine Beschwerde bei der CNPD (Comissão Nacional de Proteção de Dados — www.cnpd.pt), der zuständigen portugiesischen Datenschutzaufsichtsbehörde, einzureichen.

5. Sicherheit

Die Website setzt folgende technische Maßnahmen um: verschlüsselte Verbindung (HTTPS) auf der gesamten Website; Kontopasswörter werden verschlüsselt gespeichert, niemals im Klartext; Schutz vor betrügerischen Registrierungen (Begrenzung der Anzahl der Versuche pro Stunde, Cloudflare-Turnstile-Prüfung, Sperrung von Wegwerf-E-Mail-Domains); regelmäßige Aktualisierungen des Content-Management-Systems und seiner Erweiterungen. Diese Maßnahmen werden im Zuge der Weiterentwicklung der Website überprüft und angepasst.

6. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann aktualisiert werden, insbesondere im Zuge der Einführung neuer Module auf adap.pt. Die Mitglieder werden über jede wesentliche Änderung informiert.